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Dicas para integrar  colaboradores remotos

No passado, fazer um novo funcionário sentir-se parte de uma organização quando não está fisicamente perto dela ou de seu pessoal era uma tarefa difícil. A tecnologia torna isso mais viável hoje, mas tem seus desafios. Aqui estão algumas dicas para integração remota.

Há apenas uma década ou mais, a integração de funcionários remotos teria sido um processo desarticulado, sujeito a mal-entendidos e erros. Qualquer novo funcionário pode muito bem ter se sentido isolado, desanimado e desvalorizado.

Com os avanços recentes nas ferramentas digitais baseadas em nuvem, tornou-se possível conduzir grande parte do processo de integração online. E não demorou muito, pois o COVID-19 acelerou a adoção de software com esses recursos e a integração remota se tornou a norma para a grande maioria dos novos recrutas.

Felizmente, com os aplicativos empresariais intuitivos e amigáveis ​​para as pessoas de hoje, a experiência de integração online para novas contratações de organizações de serviços profissionais (PSOs) pode ser totalmente envolvente, interativa, inclusiva e contínua.

Otimizando o recrutamento para integração online

Quando se trata de otimizar a integração em serviços profissionais, o KPI mais importante é o tempo que leva desde o dia em que você recruta alguém até que ele começa a registrar as horas faturáveis.

De acordo com a pesquisa do SPI em seu referencial de maturidade de serviços profissionais de 2020 (PSBM), o tempo médio para recrutar e aumentar as novas contratações é de cerca de quatro meses (121 dias).

A maneira como você lida com esses primeiros quatro meses é crucial. Desde o primeiro ponto de contato digital que seus novos contratados têm com você durante o processo de integração remota, é crucial que eles se sintam bem-vindos, envolvidos, informados, incluídos, valorizados e apoiados - não apenas por gerentes, colegas e pela organização como um todo, mas pela tecnologia que usam.

Se você acertar o processo de integração on-line, será recompensado com funcionários produtivos, felizes, leais e satisfeitos muito além desses 121 dias cruciais.

Se errar na integração on-line, você corre o risco de reduzir a produtividade e as horas faturáveis, pois outras pessoas reservam um tempo para apoiar o processo de contratação, orientar as novas contratações ou assumir mais tarefas enquanto os recém-chegados se atualizam. O efeito indireto disso pode ser altas taxas de atrito e receitas mais baixas.

O desafio da integração remota com sistemas legados

O desafio é ainda mais difícil, pois as expectativas dos candidatos e funcionários aumentaram drasticamente nos últimos anos, o que significa que se tornou mais difícil atrair, recrutar, contratar, aumentar, engajar, desenvolver e reter talentos.

Superar esses desafios - especialmente durante os estágios de recrutamento, contratação e aumento - sempre foi difícil usando sistemas e aplicativos legados locais que não são adequados para pessoas e organizações centradas em projetos. Essas soluções díspares restringem a visibilidade dos dados, são difíceis de integrar e criam constantemente trabalho manual extra para pessoas qualificadas.

Durante o COVID-19, com a maioria dos funcionários trabalhando remotamente e a maioria dos novos contratados sendo integrados remotamente, esse desafio foi exacerbado.

Dicas para integrar funcionários remotos

A chave para o sucesso ao recrutar funcionários remotos está na cultura, tecnologia e pessoas, como afirma a SPI no PSMB 2020: “O talento é o foco principal e o assunto em alta para todas as empresas de serviços. Em um mercado de talentos cada vez mais competitivo, as empresas de alto desempenho estão se tornando mais focadas em sua marca de emprego.

“As organizações estão adotando a tecnologia para ajudar a reinventar o local de trabalho com compartilhamento de conhecimento, construção de equipes, transparência e colaboração no centro de suas culturas de aprendizagem contínua.”

Com isso em mente, minhas dicas para melhorar a integração on-line são garantir que você:

- Tenha os dados em um só lugar para permitir o planejamento e análise de pessoas
- Abrace processos automatizados e fluxos de trabalho simplificados
- E implantar soluções integradas de capacitação de talentos

1. Planejamento de pessoas e análise de dados

A primeira coisa que todo PSO precisa para integração online, ou gerenciamento de forças de trabalho remotas em geral, é uma única fonte de verdade para todos os dados. Geralmente, é de uma plataforma de ERP em nuvem , com acesso específico de função a esses dados para permitir o planejamento e análise de pessoas.

As informações armazenadas centralmente de todos os sistemas fornecem visibilidade sobre todos os dados de RH, desde folha de pagamento e finanças até frequência, licenças e ausências, aprendizado, desempenho e engajamento. Com o gerenciamento centralizado de RH, você pode ver e gerenciar todo o ciclo de contratação e aposentadoria de seu pessoal com um centro de controle central e banco de dados.

Você pode obter e aplicar dados de seu ERP e sistemas de gerenciamento de capital humano durante a integração online. Isso oferece percepções combinadas e acionáveis ​​sobre custo, valor e desempenho em sua organização, permitindo melhor precisão e menos duplicação para processos mais eficientes.

Isso também permite que você tome decisões mais bem informadas com base nas pessoas, incluindo a implantação de funcionários remotos, para que você sempre tenha as pessoas certas fazendo as tarefas certas.

2. Processos e fluxos de trabalho automatizados

Em seguida, otimizar os fluxos de trabalho sempre foi importante para melhorar a eficiência, e a eficiência da integração não é diferente, especialmente hoje, ao integrar trabalhadores remotos.

A automatização de processos e tarefas repetitivas não apenas reduz os erros e aumenta a produtividade durante a integração online, mas também significa que a equipe de RH apenas intervém quando necessário - liberando um tempo valioso para as equipes se concentrarem em um trabalho estratégico mais importante.

Uma pesquisa recente sobre a transformação liderada por pessoas mostra que os usuários de hoje desejam ferramentas e sistemas que (nesta ordem):

- Automatizar processos para ajudá-los a entregar mais trabalho de alto valor
- Permitir trabalho remoto e flexível
- Melhorar sua colaboração ponto a ponto e produtividade geral
- Ajudá-los a tomar decisões informadas e baseadas em dados com mais facilidade
- Fornecer acesso móvel a alguns aplicativos para permitir que eles trabalhem em qualquer lugar

Ao fornecer workflows inteligentes e automatizados e ferramentas de RH de autoatendimento, você pode reduzir processos manuais, duplicações e erro humano, além de melhorar a gestão de horários, comparecimento e licenças, facilitando a solicitação e visualização de faltas por parte dos funcionários.

Oferecer aos novos contratados acesso remoto a esses recursos otimizados, colaborativos e de autoatendimento desde o início os ajuda a se sentirem capacitados, incluídos e apoiados. Também mostra que você está priorizando a Experiência das Pessoas, o que os faz se sentir valorizados.

3. Capacitação de talentos integrada

Finalmente, para melhorar a integração online, cada PSO precisa de módulos integrados de capacitação de talentos. Eles digitalizam como você otimiza o treinamento, o aprendizado, o desempenho e o envolvimento de seus novos contratados durante a integração remota e além.

Uma solução de gerenciamento de aprendizagem amigável pode ajudá-lo a:

- Crie e gerencie cursos personalizados para compartilhar conhecimento de maneira mais eficaz
- Suporte online, offline e aprendizagem combinada
- Reconheça as conquistas de cada pessoa com fácil gerenciamento de certificação

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