Conte a história real por trás de seus dados com a narrativa FP&A

Como digerimos e entendemos o que os dados nos dizem é uma grande questão atualmente. Com tantos dados disponíveis e tantas novas ferramentas para usar, rastrear, analisar e visualizar, é tentador usar todos de uma vez para obter o máximo de resultados.

Mas apresentar todos os seus dados de uma vez realmente ajuda ou apenas causa mais confusão? Existe uma maneira melhor e mais concisa de contar suas histórias de dados? Vamos descobrir.

O que os gerentes de FP&A realmente precisam?

Principalmente, você precisa de mais tempo, mais respostas e métodos mais fáceis para explicar o que está acontecendo, por que e o que vem a seguir. E embora os dados possam fornecer respostas, examinar todas essas informações e apresentá-las em detalhes pode rapidamente consumir seu tempo.

Uma opção para resolver o problema acima é o uso de "painéis", com o entendimento de que eles resolveriam o problema da história de dados e dariam ao seu público um tempo para trás enquanto entregavam as respostas.

E embora os painéis possam ajudar a visualizar os dados, eles podem ser tão confusos e difíceis de navegar quanto os dados sem eles. Pergunte a si mesmo: os painéis fornecem respostas ou apenas apresentam os dados de maneira mais organizada?

Queda do painel

Todos nós amamos um bom painel, não é? Todos aqueles gráficos e gráficos de rosca. Mas quão úteis eles são?

Para cientistas de dados, eles são provavelmente tão impressionantes quanto parecem. No entanto, para o restante da sua organização, o valor real está em entender o que eles dizem e, tão importante quanto, o que não estão dizendo. E fazendo isso rapidamente. Então, como você conta essa história?

A questão principal aqui é que os gráficos e tabelas são ótimos para ler e rastrear dados. Mas eles não oferecem necessariamente soluções. São apenas dados factuais brutos exibidos com clareza. Respostas e interpretações são, então, para você ou seu público. E a reportagem baseada em histórias pode ajudá-lo a apresentar todos esses dados e resultados de forma mais envolvente.

Por exemplo, digamos que você tenha um bom sistema de orçamento e previsão, como FP&A. Se for esse o caso, você pode comparar automaticamente os valores reais com o orçamento e a previsão. Este será o seu guia para identificar “Onde temos um problema” / “Onde não estamos alcançando nossos objetivos”. Agora seu papel é como o de um jornalista descobrindo a história por trás dos números.

Uma vez identificado, ele também ajudará a apontar a direção certa para descobrir as áreas que você precisa analisar para encontrar os motivos pelos quais isso aconteceu.

Por fim, toda essa análise permitirá que você conte essa história e os possíveis resultados para outras equipes, como a administração, o conselho ou os CEOs, para que possam compreender rapidamente a situação e suas opções para resolvê-la.

De acordo com o IBCS , “Bons relatórios alcançam com sucesso os objetivos do escritor e do leitor.” Eles mapeiam e explicam o que está acontecendo imediatamente, fazem as perguntas que precisam ser feitas e oferecem soluções.

Aplicado aos seus dados, isso significaria mostrar instantaneamente aos leitores o que está funcionando e o que não está, dando contexto, história e as razões por trás disso, em vez de mostrar a eles tudo e permitir que eles tirem suas próprias conclusões. É aqui que os painéis caem para os relatórios.

O fracasso deles é que eles têm tudo de que você precisa (geralmente muito mais), mas não há nenhuma história. Mas como uma história ajudaria?

Contar histórias sempre funcionou.

Como todos sabemos, as histórias são como tradicionalmente comunicamos e compartilhamos conhecimento e compreensão.

Portanto, considere isso, agora mesmo, você cria um relatório mensal regular cheio de todos os dados que você tem, o que deixa a cargo de outras pessoas entender e pesquisar em busca de significado ou orientação sobre o que fazer. É um relatório extenso para preparar, mas também para ler.

Mas e se o relatório que você entregou todos os meses fosse envolvente, conciso e fornecesse soluções e orientações claras? Pense em como leitores muito mais úteis achariam isso. E é aí que a narração de histórias pode transformar sua reportagem.

No momento, o FP&A oferece a capacidade de fazer análises de desvios reais, de previsões e orçamentos e encontrar tendências e problemas relevantes. Depois de identificá-los, agora você precisa encontrar as histórias para esses desvios e trabalhar com seus parceiros de negócios e equipe de liderança para identificar as respostas para resolvê-los. Mas como você passa todas essas informações?

Como autor, é aqui que contar histórias é importante. Com ele, seu relatório mensal muda repentinamente de um esboço simples de dados para um documento mais útil. Agora, ele puxa os dados relevantes para o topo da página (em vez de enterrados bem no fundo) e permite delinear soluções nas manchetes para insights rápidos, mas com o poder para quem precisa de mais detalhes para se aprofundar.

Em essência, você está criando um jornal e você é o jornalista, delineando as questões no topo e permitindo que as pessoas vejam o que significam e por que isso é importante abaixo.

De repente, seus dados foram de imagens bonitas que consomem muito tempo para navegar, para algo com que seu público está familiarizado. 

Pode não parecer tão chamativo ou colorido quanto um painel. Mas, em vez disso, você pode fornecer manchetes escolhidas a dedo que atendam aos objetivos de sua organização. Este formato permite que você se concentre no panorama geral, mostrando às pessoas as notícias que importam. Em vez de mostrar tudo e esperar que eles descubram o que é importante.

E essa abordagem funciona porque se concentra em duas coisas principais: histórias e padronização.

Sim, seu público pode ter preferências diferentes pelo que vê, mas as “histórias” de todos permanecem focadas nos objetivos que sua organização pretende alcançar. E eles destacam apenas os dados que podem ajudar a fazer isso ou precisam de atenção para que isso aconteça.

E tudo o mais que não tem relevância é deixado de fora.

Como você faz isso?

Você consegue isso concentrando-se na padronização e nas histórias. Mas isso provavelmente é uma simplificação exagerada. Para obter mais orientações de especialistas sobre como fazer este trabalho, você pode olhar para organizações como o IBCS e aplicar suas orientações aos seus sistemas.

O IBCS tem uma fórmula simples para o sucesso ao usar dados para contar histórias de dados mais claras. Os títulos da fórmula de SUCESSO são :

S AY - transmitir uma mensagem
U NIFY - Aplicar uma noção semântica
C ONDENSE - Aumentar a densidade da informação
C HECK - Garantir integridade visual
E XPRESS - Escolha a visualização adequada
S IMPLIFICAR - Evite desordem
E TRUTURA - Organizar conteúdo

Encontre uma explicação completa para isso no link acima. Mas a questão é com os dados, é crucial decidir o que é importante para a sua organização, remover tudo o que for desnecessário e apresentar o que permanece de forma clara e consistente.

Assim, seus dados podem dizer às pessoas com rapidez e precisão o que é importante a qualquer momento. Quer seja toda semana, manhã ou hora.

Painéis vs. Histórias

Então, qual abordagem é melhor para você? Apesar da utilidade e do poder de contar histórias para dados, a resposta não é totalmente clara. Vai depender do que você precisa. Os painéis, ao realizar uma análise aprofundada, podem atender a essa necessidade. No entanto, você deve considerar quem tem essa necessidade e com que frequência.

Pense desta maneira. Todos começam o dia realizando análises aprofundadas? Algumas pessoas gostam, mas a maioria de nós não.

Por outro lado, a maioria de nós precisa saber nossas prioridades para o dia, o que mudou desde o último login ou o que está acontecendo que pode afetar o que estamos fazendo. E assim por diante. Concentrar os dados que você apresenta em um formato claro de jornal pode conseguir isso e ajudar a alimentar as necessidades de dados de sua organização. Oferecendo às pessoas percepções mais profundas para a tomada de decisões estratégicas instantaneamente. Permitindo que eles encontrem respostas com mais rapidez, planejem com mais rapidez e tomem decisões melhores todos os dias. Então, o que você está tentando alcançar?