Eficiência de recursos está no detalhe

Para controle total de tudo, comece pequeno. Visibilidade total e controle sobre seu plano de projeto, cronograma, custo e orçamento são essenciais para identificar ineficiências e áreas de melhoria, mas  100% de eficiência é uma meta atingível? A solução real é de mudanças menores com resultados maiores.

Para descobrir, veremos quais mudanças você precisa fazer para melhorar a utilização de recursos e quão significativos são os efeitos delas.

O que é a utilização eficaz de recursos?

Todos sabem que você deve aproveitar ao máximo o que tem, mas como? Essa é a grande questão, com uma resposta surpreendentemente pequena.

Melhorar a utilização de recursos aumenta o desempenho em todas as métricas. Aumentá-lo e criar ganhos significativos não significa fazer com que todos trabalhem mais, trata-se de liberá-los para trabalhar de forma mais eficaz.

Medindo a eficácia

Se a utilização eficaz de recursos não espera retornos impossíveis de pessoas que trabalham horas impossíveis, o que é e como você mede isso?

Algumas organizações podem atingir taxas de utilização (trabalho faturável sobre trabalho não faturável) de 98%. Uma medida mais realista de sucesso geralmente é algo acima de 60%.O que é realista para você?

A nossa experiência mostra-nos que 85% dos serviços profissionais é um alvo sólido a atingir, mas conheça seus limites.

Entenda que essa meta não é para todas as organizações e pressionar demais as pessoas pode oferecer ganhos de curto prazo, prejudicará as taxas no longo prazo.


Benefícios da eficiência

Para reforçar o ponto acima, melhor utilização não significa mais trabalho. Trata-se de ajustar a forma como você trabalha, levando à produção de mais trabalho, mas sem o incômodo e a pressão.

Ajudando seu pessoal a usar seu tempo de maneira mais eficaz, eles podem alcançar melhores resultados. Na realidade, essa é simplesmente a diferença entre tarefas e trabalho. Perceber isso e libertar as pessoas das tarefas para se concentrar no trabalho é a chave.

Tarefas, mesmo as faturáveis, são todas as tarefas que as pessoas precisam realizar para realizar seu trabalho. O trabalho deles é o que você os paga para fazer e o que o torna lucrativo.

Separar os dois permite que você se concentre no que é importante. Ao compreender todas as tarefas que compõem seus processos, você pode ajustá-los para serem mais eficazes.

Este ajuste fino permite remover tarefas desatualizadas ou desnecessárias, automatizar tarefas repetitivas ou de baixo valor e muito mais. Isso deixa seu pessoal com apenas as tarefas de que precisam para concluir o trabalho com mais eficácia.

Como liberar as pessoas para fazer mais coisas importantes?

Essa revisão geralmente trará à luz dois tipos principais de tarefas para aumentar a produtividade e a eficácia: tarefas desnecessárias e tarefas de baixo valor.

Tarefas desnecessárias são aquelas que não precisam mais acontecer. Isso pode ser porque as razões para eles foram perdidas para as areias do tempo ou outras tarefas substituíram ou duplicaram este trabalho. Ou pode ser porque os sistemas e soluções mais novos agora incorporaram essas tarefas.

A solução aqui para o seu pessoal é simples, pois essas tarefas são simplesmente removidas do seu dia-a-dia, mas e as tarefas de baixo valor? Essas tarefas ainda são necessárias, mas é essencial que seu pessoal as execute? Tarefas de baixo valor são coisas como entrada de dados e administração. Eles são necessários, mas geralmente não faturáveis ​​e repetitivos.

Como você livra as pessoas disso? A solução aqui geralmente vem dos sistemas que você usa. Ao contrário de muitos sistemas desatualizados e complexos, os sistemas ERP modernos muitas vezes podem automatizar essas tarefas imediatamente. É fundamental incluí-los em seus fluxos de trabalho, para que seu pessoal não precise mais fazer isso.

Essa liberdade do mundano e de baixo valor é a resposta para a eficácia dos recursos. E apenas o simples ato de automatizar essas tarefas pode afetar profundamente suas taxas de utilização de recursos quase que imediatamente. E isso antes que seu pessoal tenha tempo de fazer o que sabe fazer melhor.

O que tudo isso significa?

Pode parecer um pequeno passo, mas os resultados podem ser enormes. Por exemplo, mesmo um aumento de 3,5% na utilização, administrado corretamente, resultará facilmente em um aumento de receita de 5%. Até aumentando o envolvimento, o bem-estar e a lealdade de seu pessoal. O que é mais significativo do que você pensa.

Então, como você pode racionalizar e melhorar a alocação de recursos e o uso do tempo de sua organização?