Os 5 modelos de orçamento mais eficazes explicados

Os últimos anos foram cheios de rupturas e mudanças e, durante esses tempos, o orçamento e o planejamento financeiro tornaram-se componentes críticos da estratégia de crescimento de uma organização. Prever, planejar o futuro e alinhar recursos e objetivos em toda a organização deve ser uma prioridade. Um orçamento sólido destaca as ambições de uma organização e expõe suas limitações. Suas margens de lucro ou prestação de serviços dependem da excelência na execução do projeto e do acompanhamento do seu orçamento.

Aqui, vamos dar uma olhada em alguns dos diferentes modelos e abordagens que você pode usar para gerenciar seu orçamento e planejar o futuro.

Orçamento Incremental

Esta abordagem tradicional de orçamento geralmente começa com os números reais do ano anterior e os números do orçamento, juntamente com alguns números reais e projeções acumulados no ano. Em seguida, são feitas modificações em itens de linha específicos com números previsíveis ou alterações previsíveis. É então comum aplicar uma porcentagem de aumento em uma série de contas ou departamentos.

A principal vantagem de um modelo de orçamento incremental é seu foco nas mudanças. Mudanças generalizadas, como aumentar os custos de pessoal, são relativamente fáceis de fazer e não precisam necessariamente de muita reflexão ou discussão, o que torna esse método de orçamento estável, rápido e fácil. E devido à sua previsibilidade, é uma boa escolha para organizações que gostam de planejar os orçamentos do ano futuro.

A principal desvantagem é que tende a resultar em menos discussão e debate. Ele não precisa necessariamente que os líderes de sua organização examinem os detalhes muito de perto. Embora você possa executar o orçamento incremental muito rapidamente quando comparado a algumas das outras abordagens, pode ser menos útil para organizações de serviços profissionais se você estiver tentando implementar uma abordagem disciplinada para gastos ou prestação de serviços. E pode ser difícil para seus líderes de negócios ver de onde vêm os custos e como esses custos contribuem para a receita e a criação de valor.

Orçamento Baseado em Atividades

O orçamento baseado em atividades (ABB) é uma abordagem de planejamento financeiro de cima para baixo que se concentra nos principais resultados que sua empresa deseja alcançar. Ele começa com o objetivo em mente e, em seguida, considera o que deve ser feito para atingir os objetivos da organização. Os recursos e níveis de atividade necessários para atingir esses objetivos podem então ser trabalhados.

A principal vantagem deste método de orçamento é que os recursos podem ser estrategicamente alinhados com os objetivos organizacionais. Trabalhar para trás a partir das metas significa que você pode determinar a quantidade de receita ou recurso que precisa gerar e, portanto, quais orçamentos serão necessários para permitir que um pipeline grande o suficiente seja criado. Isso incluirá a consideração de pessoal, marketing, serviços, tecnologia e outros recursos. Essa abordagem geralmente permite um nível mais alto de foco estratégico do que a maioria das outras.

A principal desvantagem é que, às vezes, pode se concentrar demais nos objetivos estratégicos e não prestar atenção suficiente aos custos que não estão diretamente relacionados às metas de negócios mais amplas. Certifique-se de não descontar ou negligenciar departamentos que não geram resultados específicos e mensuráveis ​​na consecução dos objetivos estratégicos da empresa. E certifique-se de considerar os custos indiretos, como segurança, seguro e depreciação.

Orçamento de proposta de valor

Essa abordagem de orçamento analisa cada item de linha ou categoria de orçamento para descobrir por que o dinheiro está sendo gasto em determinadas áreas e qual valor ele oferece aos clientes, funcionários ou outras partes interessadas. Este modelo de orçamento é uma espécie de meio termo; ele examina os gastos e envolve muito mais discussão do que o orçamento incremental, mas muito mais do que o orçamento base zero. E, diferentemente do orçamento baseado em atividades, o orçamento de proposta de valor procura justificar os gastos de acordo com o valor que gera, em vez de vincular diretamente os gastos aos objetivos estratégicos.

A principal vantagem dessa estratégia é que o detalhamento garante que tudo o que está incluído no orçamento agregue valor ao negócio e visa evitar gastos desnecessários.

A principal desvantagem do orçamento de proposta de valor é que o valor muitas vezes pode ser difícil de quantificar, e isso pode levar a um pensamento de curto prazo em vez de um pensamento de longo prazo. O valor percebido de qualquer gasto pode nem sempre ser estável e pode mudar com base em fatores culturais, sociais, econômicos ou tecnológicos.

Orçamento Base Zero

Esta abordagem começa com uma lousa em branco. A organização precisa determinar suas necessidades de gastos para o próximo ano e, em seguida, justificar cada item de linha sem vínculos com os números dos anos anteriores. Se a organização gastou dinheiro em certas coisas no ano passado, isso não significa que deva fazer o mesmo este ano. Para empresas focadas em pessoas, isso significa justificar quase todas as despesas propostas, o que é ótimo para eliminar gastos desnecessários, mas não tão grande pelo tempo que leva.  

A principal vantagem dessa abordagem é que ela ajuda a simplificar agressivamente orçamentos inflados, evita o desperdício de dinheiro e traz os custos sob controle total, minimizando qualquer impacto negativo nas operações. Obriga as organizações a priorizar e serem mais intencionais na gestão de custos, focando apenas nas áreas que geram valor para a organização. E devido a esse gerenciamento cuidadoso, essa abordagem geralmente pode resultar em novas inovações e maior eficiência.

A principal desvantagem é o tempo e o debate necessários para começar do zero e justificar cada custo.

Orçamento Baseado em Direcionadores (Drivers)

Essa abordagem concentra-se nas variáveis ​​que impactam mais dramaticamente o desempenho das organizações de serviços profissionais focadas nas pessoas. Ele vincula os números do orçamento aos recursos reais necessários para atingir as metas da empresa para cada uma dessas variáveis. Isso pode incluir elementos internos, como números de clientes, níveis de pessoal ou o valor médio de cada cliente. Também pode incluir elementos externos, como tamanho total do mercado, preços de serviços públicos ou até mesmo condições climáticas. Essa abordagem cria um orçamento com base em objetivos principais, previsões de linha de base sobre direcionadores externos e uma abordagem orientada a resultados para direcionadores organizacionais internos. Se alguma dessas variáveis ​​mudar, você ajusta o orçamento com relativa facilidade para se adequar às novas condições.

A principal vantagem dessa abordagem é que ela ajuda a identificar os fatores mais importantes que afetam o desempenho dos negócios e alinha o orçamento e o planejamento de acordo. Ele também vincula os resultados de negócios de maneira muito próxima aos resultados à medida que os principais fatores mudam. Isso resulta em maior responsabilidade e praticamente elimina qualquer desvio das regras, pois define regras claras com antecedência, o que ajuda a gerenciar as expectativas e serve como um roteiro para o desempenho como variáveis-chave que afetam a mudança da organização.

A principal desvantagem é que pode ser complicado de configurar, pois precisa de uma linha de visão muito clara e acesso aos dados corretos. Como essa abordagem depende de grandes quantidades de dados para obter visibilidade de seus drivers, você precisará acessar esses dados de uma maneira que permita desenvolver insights claros sobre o desempenho passado, atual e futuro. A tecnologia certa ajudará você a automatizar o processo e fornecerá os dados de que você precisa, mas essa abordagem pode significar que você reduz seu foco a poucos fatores, o que pode afetar o sucesso organizacional geral.

Como você decide qual método de orçamento é melhor para sua organização?

Pense em onde sua organização está atualmente e quais são os valores de sua empresa e, em seguida, decida quanto tempo e esforço você está disposto e precisa gastar em planejamento financeiro e orçamento. Compare todas as abordagens e considere todas as opções manuais e digitais. Isso o ajudará a determinar qual será a abordagem correta. Sugerimos também que você comece a construir um fundo de contingência. Todos sabemos que custos inesperados podem cair sobre nós a qualquer momento e, muitas vezes, apenas quando o orçamento está apertado. Ter um fundo de emergência é uma obrigação se sua empresa depende de equipamentos ou serviços que devem ser substituídos imediatamente em uma crise. Portanto, é uma boa ideia usar qualquer renda excedente durante os meses mais saudáveis ​​para aumentar seu fundo de contingência, em vez de ser tentado a gastar em extras que não são necessários.

Como a tecnologia pode ajudar

A maioria das empresas de serviços profissionais adota como padrão um método de orçamento incremental. Isso ocorre em parte porque é rotineiro e habitual, mas também porque requer um esforço consideravelmente menor do que as outras abordagens, certamente se sua organização ainda estiver usando planilhas e e-mail para gerenciar o processo. Produzir um orçamento anual pode ser complicado, demorado e oneroso, principalmente se sua organização continuar usando processos antiquados.

A tecnologia e a automação podem tornar o planejamento financeiro e o orçamento mais fáceis do que nunca. Na verdade, não importa qual dessas abordagens de orçamento você decida usar; sempre há necessidades gerais de colaboração e discussão, controle de versão e fluxos de trabalho automatizados que simplesmente não podem ser resolvidos passando planilhas por e-mail. As planilhas são propensas a erros e controle de versão, portanto, geralmente não são atualizadas com dados em tempo real do seu sistema ERP, portanto, os orçamentos são construídos com base em informações antigas ou devem ser atualizados manualmente.

A agilidade organizacional é uma necessidade na economia global de hoje, e a maioria das organizações centradas nas pessoas está reconhecendo que o planejamento financeiro e o orçamento não podem continuar sendo processos anuais. Em vez disso, os líderes organizacionais devem agora monitorar constantemente as condições externas e fazer ajustes rápidos para ficar à frente da concorrência.

Como a Inside e Unit4 podem ajudá-lo?

Seja qual for o método que você utiliza ou pretende utilizar, a Inside pode ajudá-lo a levar o planejamento e o orçamento para o próximo nível. 

Para descobrir mais, você pode conferir nossas páginas dedicadas de produtos FP&A aqui ou clicar aqui para agendar uma demonstração e ver o que nossa solução pode fazer por sua organização.