Para a maioria das organizações, o planejamento é importante. É a chave para a tomada de decisões, adesão das partes interessadas e sucesso futuro, mas se o planejamento não estiver vinculado às suas finanças, pode ser muito mais desafiador.
O que ficou claro nos últimos anos é que a maioria dos sistemas da empresa não consegue vincular sua função financeira às ferramentas de planejamento. O que pode deixar as empresas em desvantagem desde o início.
Na verdade, a maioria ainda usa o Excel . Isso pode criar problemas.
O problema com o Excel para planejamento e análise financeira
As empresas que usam o Excel o fazem por vários motivos. A adoção por familiaridade o tornou uma escolha popular, apesar de suas limitações. O Excel continua a ser uma ferramenta básica de planilha, não uma solução.
Mas isso é apenas o começo. Outros problemas comuns com o Excel são:
- Imprecisas e inflexíveis: as planilhas do Excel estão mais sujeitas a erros e imprecisões, geralmente devido a vários usuários, o que pode resultar em centenas de versões e oportunidades perdidas. E qualquer tentativa de bloquear modelos pode resultar em perda de flexibilidade.
- Nenhuma fonte de dados única: as planilhas do Excel precisam ser alimentadas manualmente com dados, o que pode afetar a qualidade dos dados. Ao mesmo tempo, trabalhar com várias fontes de dados pode tornar seu uso e atualização impossivelmente lento e complicado.
- Longas emendas manuais e planejamento de cenário: Uma emenda ou planejamento de cenário, como alterar um ponto percentual em um valor de 2% a 3% para ver os resultados, pode significar a atualização manual de várias planilhas (para algumas organizações, isso pode ser na casa dos 100 planilhas) e a possibilidade de que algumas possam ser perdidas. E mudanças únicas também podem significar ter que iniciar todo o processo desde o início, todas as vezes.
O fato é que os recursos de contabilidade simples do Excel não foram projetados para fornecer dados a uma organização inteira ou conectar funções diferentes, como finanças e vendas. E nunca teve a intenção de se tornar uma única fonte de verdade.
Sua falta de integração o torna uma escolha ruim para esse tipo de trabalho, pois não conecta facilmente os requisitos do dia-a-dia com dados relevantes e suas funções financeiras. O FP&A preenche essa lacuna e permite o planejamento e a análise financeiros instantâneos e fáceis que impulsionam a tomada de decisões.
O FP&A
A solução integrada de FP&A remove barreiras e silos, coloca finanças e números no centro de sua organização. Isso vai além dos processos tradicionais de orçamento e previsão para permitir coisas como previsões contínuas e planejamento de cenário. Ele também permite que você use dados e inteligência artificial para trabalhar de maneira mais inteligente, automatizando previsões e análises, que o Excel não pode fazer.
E há outros benefícios que oferece em relação a soluções menos integradas, que incluem:
- Melhorar a gestão financeira e a medição do desempenho: simplificar os processos e torná-los mais eficientes dá ao seu pessoal mais tempo para tomar as decisões certas com base nos dados corretos.
- Padronize modelos, sistemas e processos: robusto o suficiente para permitir a padronização global de dados e análises, flexível o suficiente para se adaptar aos requisitos regionais.
- Automatizando tarefas repetitivas: removendo processos manuais demorados, liberando seus usuários para se concentrarem no assunto em questão, ao invés do administrador envolvido em fazer isso.
- Melhorar a análise e o relatório sobre a posição: fornecendo a você os fatos de uma única fonte de verdade, permitindo que você crie percepções reais, junto com poderosos recursos de visualização de dados para ajudar a aumentar o engajamento e a acessibilidade.
- Engajar-se e comunicar-se com a empresa em geral: oferece as ferramentas para contar a história de maneira mais poderosa e obter a adesão das partes interessadas e colegas imediatamente.
- Solução baseada na web: oferece uma solução única e integrada, acessível de qualquer lugar do mundo, mesmo offshore. Portanto, não há mais confusão de dados, duplicação, erro ou processos manuais desnecessários.
Mas o que isso parece na prática?
O case DOF
A DOF oferece serviços marítimos offshore em muitos países, inclusive no Brasil. Gerenciar os requisitos financeiros sempre foi um desafio, com inúmeras disparidades regionais, contratos intrincados de longo e curto prazo e uma força de trabalho grande e variada. Para qualquer conta individual, isso geralmente pode resultar em centenas de planilhas, todas necessitando de administração manual.
Mais importante, a DOF também estava tentando atender aos requisitos incrivelmente complexos do IFRS16 , e seus sistemas e processos existentes simplesmente não estavam à altura da tarefa. Isso os levou ao FP&A , que removeria planilhas, criaria uma única fonte de verdade, automatizaria grande parte do administrador e se integraria totalmente com seu ERP. E pode ser lançado dentro de um prazo muito curto.
A implementação do FP&A no DOF transformou seus processos de orçamento e previsão em toda a organização. Eles agora são certificados pelo IFRS16, possuem contabilidade e orçamento padronizados e podem planejar o futuro instantaneamente. Em uma indústria cada vez mais desafiadora, tornou-se parte integrante do sucesso em projetos de grande escala.